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辦會(huì)議有哪些需要注意的地方
發(fā)布時(shí)間：2018-02-08

我們常說(shuō)辦婚宴有很多的注意事項(xiàng)，其實(shí)辦會(huì)議也是如此，也有很多需要注意的地方。辦會(huì)議你可能會(huì)忽視的細(xì)節(jié)有哪些？看看這些你有沒有注意過(guò)？
會(huì)議，包括重慶會(huì)議策劃、會(huì)場(chǎng)搭建你都應(yīng)該注意些什么？
　　自帶酒水是否收費(fèi)
　　對(duì)于會(huì)議主辦方來(lái)說(shuō)，為了節(jié)約會(huì)議成本，在召開酒店會(huì)議的時(shí)候難免會(huì)選擇自帶酒水。有些會(huì)場(chǎng)會(huì)明確規(guī)定不能地帶酒水，這個(gè)問題自然不用多說(shuō)，也很明確也就不用考慮過(guò)多。但是要注意的是，有些會(huì)場(chǎng)會(huì)允許你自帶酒水，但是沒有明確說(shuō)明自帶酒水是否要支付開瓶費(fèi)用，這一點(diǎn)是很多會(huì)務(wù)人員都會(huì)忽略的一個(gè)小細(xì)節(jié)。對(duì)于這一點(diǎn)最好是能夠在事先確定清楚，并且在合同中寫明，并且要把酒水和飲料區(qū)分開來(lái)，畢竟每個(gè)不同的會(huì)場(chǎng)都有自己不同的規(guī)則。
　　區(qū)分“訂金”和“定金”
　　要召開會(huì)議，提前預(yù)訂酒店會(huì)場(chǎng)時(shí)必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)負(fù)責(zé)人在簽署預(yù)訂合同之前一定要看清楚寫的是“訂金”還是“定金”這兩者雖然只有一字之差，卻代表著不同的權(quán)益。因?yàn)椤坝喗稹笔怯喠ⅰ㈩A(yù)訂的意思，而“定金”則是法律意義上的責(zé)任承擔(dān)。也就是說(shuō)，如果合同上是“訂金”，預(yù)訂方呀更改宴會(huì)會(huì)場(chǎng)，商家需要退還訂金；如果合同上是“定金”，也就是下定，商家需要預(yù)留這個(gè)定期時(shí)間，商家和預(yù)訂方都無(wú)權(quán)更改，若更改需給予對(duì)方賠償。
　　合理分配時(shí)間
　　召開會(huì)議，時(shí)間的掌控尤為重要。一定要盡量最少的時(shí)間去接待每一位與會(huì)嘉賓。要合理安排會(huì)議時(shí)間，會(huì)議當(dāng)天，你作為會(huì)議主辦方肯定有很多事情需要你去做，千萬(wàn)不要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)接待一個(gè)你認(rèn)為十分重要的人，如果這樣做其他的與會(huì)嘉賓會(huì)覺得他們沒有受到重視，同時(shí)還會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議流程。如果在這次出席的嘉賓中有多年交情的老朋友，同時(shí)又有很多話要聊也要等會(huì)議結(jié)束之后再續(xù)家常。
　　是否留有備用餐桌
　　當(dāng)你在預(yù)訂會(huì)議酒店的時(shí)候，難免會(huì)考慮到會(huì)議用餐的問題，而這個(gè)問題就關(guān)系到有多少人會(huì)吃飯。很多時(shí)候在會(huì)議還沒開始之前，你對(duì)很多的因素都是不確定的，只能是心里有個(gè)大概的數(shù)。因此在與會(huì)嘉賓的數(shù)量無(wú)法確認(rèn)的情況下，最好是在安排會(huì)議用餐是多備一桌，俗話說(shuō)有備無(wú)患嘛。但是備用桌的費(fèi)用要談好，并在合同中寫明！并且要明確寫明如果賓客人數(shù)過(guò)多，使用了這備留的一桌，那按照整場(chǎng)費(fèi)用收取，如果客人數(shù)不到，以至這桌的冷菜沒有食用，那可事先談好只負(fù)責(zé)冷菜費(fèi)用，其他費(fèi)用可以不用再付。
　　量“力”而行
　　這里所說(shuō)的“力”，當(dāng)然是指酒力啦。在會(huì)議餐桌上難免少不了會(huì)喝酒交際。但是在會(huì)議這種場(chǎng)合一定要做到量力而行，千萬(wàn)不要逞強(qiáng)，也不要硬勸別人喝酒，特別是對(duì)于酒量差的人來(lái)說(shuō)，很可能喝多了就喜歡胡言亂語(yǔ)，在下場(chǎng)會(huì)議中影響到會(huì)議秩序。因此，要記得要會(huì)務(wù)人員注意所有與會(huì)嘉賓的安全，喝酒要適可而止。

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